Code de conduite Ambu

I. Déclaration de politique

La politique d’Ambu a pour objet de maintenir les normes éthiques les plus élevées et de se conformer à toutes les lois, règles, réglementations, pratiques locales et usuelles applicables. L’adhésion à cette politique garantira la continuité de notre succès et préservera la confiance de nos clients et des communautés dans lesquelles nous vivons. Pour nous assurer qu’Ambu exerce son activité conformément à cette politique, nous avons établi ce Code de conduite auquel s’appliquent les règles générales suivantes :

• Tous les employés doivent se conformer au Code de conduite. Tout employé qui enfreint ce Code de conduite sera soumis à des mesures disciplinaires, qui peuvent notamment inclure une rétrogradation, un licenciement ou un renvoi.
• Tous les employés ont le devoir de signaler au responsable de la conformité toute violation et/ou présomption de violation du Code de conduite ou d’autres comportements potentiellement contraires à l’éthique commis par toute personne employée ou travaillant au nom d’Ambu, en ce compris les clients, distributeurs, fournisseurs, sous-traitants, etc. Il n’y aura pas de représailles pour avoir transmis ces informations. Ambu est met en place des mécanismes destinés à encourager les employés à signaler ces faits par le biais de canaux normaux et à protéger l’anonymat via la ligne d’alerte Whistleblower Hotline d’Ambu.
• Aucun employé n’a le pouvoir de diriger, d’approuver, de tolérer toute violation de ce Code de conduite par qui que ce soit, ni d’y prendre part.
• Tout employé qui a des questions concernant l’application de ce Code de conduite doit s’adresser au responsable de la conformité. 

Chaque employé doit signaler sans délai toute violation, connue ou soupçonnée, de ce Code de conduite et toute autre conduite illégale ou contraire à l’éthique au responsable de la conformité. Les employés doivent signaler un tel comportement sans tenir compte de l’identité ou du poste de l’auteur présumé. Tout rapport restera strictement confidentiel. Il n’y aura pas de représailles et Ambu exclura toute discrimination envers les employés qui signalent de tels actes répréhensibles ou de trop-payé du gouvernement. Tous les employés doivent pleinement coopérer à toute enquête sur une violation présumée du présent Code de conduite, et répondre sans réserve à toute demande du responsable de la conformité. 
 
Tout employé qui aurait enfreint ce Code de conduite ou qui se serait livré à d’autres comportements illégaux ou contraires à l’éthique sera sanctionné, y compris par une rétrogradation ou un licenciement. Tout employé qui omet de signaler des violations connues ou soupçonnées de ce Code de conduite, ou tout autre comportement illégal ou contraire à l’éthique, doit faire l’objet de mesures disciplinaires appropriées.

II. Définitions

« Ambu » : désigne Ambu A/S et ses filiales, quelles qu’elles soient. 
 
« Corruption » : concerne l’offre ou la réception de tout paiement (en espèces ou autre pot-de-vin), cadeau, prêt, récompense ou autre avantage donné ou reçu par toute personne comme un encouragement à faire ou à omettre de faire quelque chose de malhonnête ou d’illégal ou encore à commettre un abus de confiance dans la conduite des affaires de la société. 
 
« Code de conduite » : cette déclaration écrite qui définit le comportement à adopter par les employés d’Ambu et qui assure le fonctionnement de l’entreprise selon les normes éthiques les plus élevées. 
 
« Responsable de la conformité » : personne officiellement désignée par le président et le PDG pour être responsable de la mise en œuvre et de l’administration du Code de conduite. En l’absence du responsable de la conformité, le vice-président, le conseiller juridique, le responsable des RH et de la propriété intellectuelle seront chargés de l’administration du Code de Conduite. 
 
« Employé » : toute personne employée par Ambu A/S et ses filiales, y compris les employés, les responsables, les dirigeants ou toute autre personne autorisée à agir au nom d’Ambu.

III. Normes de conduite

III A. CONFORMITÉ GÉNÉRALE

Le code de conduite est applicable dans tous les pays où Ambu exerce ses activités. Quand une réglementation locale établit des normes plus élevées que celles énoncées dans le présent Code de conduite, la réglementation locale prévaut.
 
Ce Code de conduite propose un ensemble de normes minimales. Les succursales d’Ambu peuvent établir des normes plus strictes, à condition qu’elles ne soient pas en conflit avec le Code de conduite. 
 
En cas de doute, les employés doivent demander à la direction locale quelle conduite adopter.

III B. ÉTHIQUE

Le succès continu d’Ambu dépend de l’embauche des personnes les plus qualifiées et de l’établissement d’un environnement professionnel exempt de discrimination, de harcèlement, d’intimidation ou de coercition liés à la race, la couleur, la religion, le sexe, l’âge, l’origine nationale, le handicap ou l’orientation sexuelle. Cette politique s’étend à l’ensemble des phases de l’emploi, notamment au recrutement, au placement, à la promotion, au transfert, à la rémunération, aux avantages et à la formation. Ambu s’engage à respecter toutes les lois applicables relatives à l’égalité des chances en matière d’emploi et à veiller à ce qu’il n’y ait aucune discrimination illégale de la part d’un responsable ou d’un employé. Ambu s’engage à créer un environnement de travail dans lequel tout le monde est traité avec respect, confiance, honnêteté et équité.
 
Ambu respecte la liberté d’association et le droit à la négociation collective pour les employés, conformément aux lois ou pratiques des pays dans lesquels la société exerce ses activités En outre, Ambu n’accepte pas le recours au travail forcé ou obligatoire, ni celui des enfants.

III C. ENVIRONNEMENT

Ambu s’engage à se conformer totalement à toutes les lois, normes et directives environnementales applicables dans les régions où la société exerce ses activités. Toute personne ayant des raisons de croire qu’Ambu pourrait enfreindre de telles lois, normes ou directives doit en informer immédiatement le responsable de la conformité d’Ambu.

III D. SANTÉ ET SÉCURITÉ

La santé et la sécurité des employés font partie des principales priorités d’Ambu. Certaines activités professionnelles et certains produits ou matières manipulés par nos employés exigent le respect rigoureux des procédures, règles et réglementations de sécurité. Les superviseurs sont responsables de s’assurer que toutes les précautions raisonnables sont prises sur le lieu de travail, y compris le respect des procédures et directives d’Ambu, et de promouvoir les pratiques de travail en toute sécurité ainsi que l’utilisation des équipements de protection individuelle. Si un employé a des préoccupations liées à la sécurité, celles-ci doivent être signalées au responsable du site local.

III E. ALCOOL

Ambu s’engage à offrir aux employés un environnement de travail sûr et productif et à promouvoir des normes élevées en matière de santé des employés. Par conséquent, Ambu s’attend à ce que tous ses employés soient en mesure d’exercer leurs fonctions de manière productive, sûre et sans être sous l’influence de l’alcool. Si, en tant que responsable, vous estimez qu’il est approprié d’utiliser de l’alcool dans les locaux d’Ambu dans des circonstances exceptionnelles, il convient d’obtenir l’approbation du responsable RH local. Même si cette approbation a été obtenue, les employés sont toujours obligés de consommer de l’alcool de manière responsable et après la fin du travail.
 
L’abus d’alcool ne sera pas toléré chez Ambu et la société prendra les mesures appropriées pour assurer le respect de cette politique. Toute personne qui utilise de l’alcool sur son lieu de travail sans avoir reçu préalablement l’autorisation de le faire sera soumise à des mesures disciplinaires, y compris le licenciement.

III F. CONFLITS D’INTÉRÊTS

Les employés doivent éviter les situations dans lesquelles leurs intérêts personnels pourraient (sembler) entrer en conflit avec ceux d’Ambu. Des conflits d’intérêts surviennent lorsque le poste ou les responsabilités d’un individu chez Ambu lui offrent une opportunité de gain personnel distinct de ses revenus au sein d’Ambu ou lorsque les intérêts de l’employé sont par ailleurs incompatibles avec les intérêts d’Ambu.

III G. DONNÉES PERSONNELLES ET VIE PRIVÉE

Ambu s’engage à respecter l’individualité de ses employés, y compris leur vie privée.

Ambu va dès lors :

• acquérir ou conserver les données personnelles des employés uniquement dans la mesure où cela est pertinent pour la tâche qu’ils exercent chez Ambu ou quand cela est exigé par les réglementations ou la loi du pays en question ;
• s’assurer que l’accès aux données personnelles est limité aux employés disposant d’une autorisation appropriée et d’un besoin professionnel clair d’obtenir ces informations.

Les employés doivent garder à l’esprit qu’Ambu possède tous les e-mails sur son serveur de messagerie. Ambu est tenu de respecter la législation locale et/ou applicable pour enregistrer l’utilisation du système de messagerie ou d’autres empreintes électroniques par les employés, afin de garantir le bon fonctionnement de nos systèmes, de vérifier le respect des règles de sécurité informatique d’Ambu par les employés et de prévenir ou de détecter des crimes.

III H. EMPLOI EXTÉRIEUR

Les employés peuvent rechercher des opportunités professionnelles à l’extérieur. Cependant, tout emploi extérieur qui interfère avec les responsabilités professionnelles de l’employé ou l’exercice consciencieux de ses fonctions est considéré comme entraînant un conflit d’intérêts et n’est pas autorisé. Avant de s’engager dans une activité professionnelle externe pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts réel ou potentiel, l’employé est tenu de consulter le responsable de la conformité et d’obtenir son approbation écrite.

III I. INTÉRÊTS FINANCIERS PERSONNELS

Les employés doivent éviter les intérêts financiers personnels qui pourraient entrer en conflit avec les intérêts d’Ambu. Ces intérêts peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter : l’obtention d’un intérêt financier ou d’un autre intérêt bénéficiaire auprès d’un fournisseur, d’un client ou d’un concurrent d’Ambu. Ces intérêts financiers personnels comprennent les intérêts de chaque employé, ainsi que ceux de son conjoint et de ses enfants. Toute propriété d’actions cotées sur un marché réglementé ne relève pas de cette règle.

III J. CORRUPTION ET PATRONAGES

Ambu interdit l’offre, le don, la sollicitation ou l’acceptation de toute manœuvre de corruption, qu’elle soit sous la forme d’espèces ou de tout autre pot-de-vin. Voir la politique anti-corruption d’Ambu.

L’intention du Code de conduite n’est pas d’interdire les pratiques suivantes, à condition qu’elles soient coutumières dans le pays concerné, proportionnées et correctement enregistrées :  
 
a. Hospitalité normale et appropriée. 
b. Le don d’un cadeau cérémonial lors d’un festival ou d’un autre moment spécial. 
c. L’offre de ressources pour aider la personne ou l’organisme à prendre une décision de manière plus efficace, à condition qu’elle soit fournie uniquement à cette fin. 
 
Veuillez noter que si un défaut de paiement crée un risque pour la santé ou la sécurité personnelle d’un employé, ce paiement ne sera pas considéré comme une violation du présent Code de conduite tant que ce paiement est signalé au responsable de la conformité immédiatement après avoir été effectué. 
 
Tous les patronages ou autres contributions similaires doivent être approuvés par le vice-président exécutif ou le responsable de la conformité.

III K. DÉCLARATIONS ET CERTIFICATIONS

Toutes les déclarations, représentations et certifications faites au nom d’Ambu, qu’elles soient écrites ou orales, doivent être exactes, véridiques et en temps opportun. En aucun cas un employé ne peut émettre une déclaration, une représentation ou une certification fausse ou trompeuse. Toute déclaration fausse, fictive, frauduleuse, ou qui contient des informations ou des déclarations matériellement fausses, fictives ou frauduleuses peut engager la responsabilité d’Ambu.

III L. DÉCLARATIONS

Toutes les demandes de paiement faites au nom d’Ambu en vertu d’un contrat ou d’une entente commerciale doivent refléter fidèlement et avec précision la valeur des biens ou des services fournis. En aucun cas un employé ne peut émettre de fausse déclaration. Les exemples de fausses déclarations comprennent des indications de prix ou des conditions de vente qui sont supérieures à celles autorisées par le contrat de base. Toute déclaration fausse, frauduleuse ou trompeuse peut engager la responsabilité d’Ambu. Tout employé qui émet sciemment de fausses déclarations doit être licencié. En outre, tout employé qui a connaissance ou devrait raisonnablement avoir connaissance qu’un autre employé a soumis ou a l’intention de soumettre une fausse déclaration et qui omet de le signaler au responsable de la conformité s’expose à des mesures disciplinaires pouvant inclure le licenciement.

III M. CONCURRENCE

Ambu s’engage pleinement à respecter les lois sur la concurrence, qui visent à promouvoir une concurrence libre et ouverte sur le marché. Le client bénéficie du meilleur produit au meilleur prix, et Ambu en profite pour être compétitif sur un pied d’égalité avec ses concurrents. Les lois sur la concurrence sont complexes mais doivent être strictement respectées. Les décisions commerciales routinières concernant les prix, les conditions générales ou la vente et les transactions avec des concurrents soulèvent des problèmes juridiques délicats. Il est essentiel que chaque employé soit généralement informé et agisse conformément aux lois pertinentes sur la concurrence. Les lois sur la concurrence interdisent tout accord entre concurrents visant à fixer les prix, à soumettre des offres d’achat ou à se livrer à d’autres activités anticoncurrentielles. Toute violation est passible d’une amende ou d’un peine d’emprisonnement (ou les deux) pour les individus et peut soumettre Ambu, ses cadres et/ou l’individu à la suspension, à l’exclusion ou à d’autres sanctions.

III M1. Fixation des prix
La fixation des prix est le fruit d’un accord passé entre concurrents visant à augmenter, fixer ou gérer le prix auquel leurs produits ou services sont vendus. Il n’est pas nécessaire que les concurrents acceptent de facturer exactement le même prix, ou que tous les concurrent d’un secteur donné se joignent à cette entente. La fixation des prix peut prendre de nombreuses formes, et tout accord qui limite la concurrence par les prix enfreint la loi.

III M2. Trucage d’offres
Des offres peuvent être truquées lorsque des concurrents conspirateurs augmentent effectivement les prix là où les acheteurs – souvent des autorités fédérales, étatiques ou locales – acquièrent des biens ou des services en sollicitant des offres concurrentes. De manière générale, les concurrents acceptent à l’avance qui soumettra l’offre gagnante d’un contrat obtenu par le biais d’un processus d’appel d’offres concurrentielles :

a. Suppression de l’offre, lorsqu’un (ou plusieurs) concurrent(s) qui étai(en)t censé(s) soumissionner, accepte(nt) de ne pas soumissionner ou de retirer une offre déjà soumise pour que celle du concurrent désigné soit acceptée.

b. Enchère complémentaire, lorsque certains concurrents acceptent de soumettre des offres trop élevées pour être acceptées, ou d’exiger des conditions spéciales qui ne seront pas acceptables pour l’acheteur. Ces offres ne sont pas destinées à garantir l’acceptation par l’acheteur, mais elles sont simplement conçues pour donner l’apparence d’une véritable offre concurrentielle, afin de dissimuler secrètement des prix excessifs.

c. Les accords de sous-traitance peuvent faire partie d’un stratagème de truquage d’offres lorsque les concurrents qui acceptent de ne pas soumissionner ou de soumettre une offre perdante perçoivent des contrats de sous-traitance ou d’approvisionnement en échange de la part du soumissionnaire qui a fait l’offre la plus basse. Un soumissionnaire qui a fait une offre basse pourrait accepter de retirer son offre en faveur du soumissionnaire suivant en échange d’un contrat de sous-traitance selon lequel le prix plus élevé obtenu illégalement sera réparti entre eux.

III M3. Répartition du marché
Les systèmes de répartition ou d’allocation de marché sont des accords illégaux dans lesquels les concurrents s’attribuent entre eux des clients, des produits ou des territoires spécifiques. Par exemple, un concurrent sera autorisé à vendre ou à faire des offres sur des contrats passés par certains clients ou certains types de clients. En retour, il ne vendra pas, ou ne soumissionnera pas sur les contrats laissés par les clients attribués à d’autres concurrents. Ou alors les concurrents acceptent de vendre uniquement aux clients de certaines zones géographiques et refusent de vendre ou proposent des prix plus élevés aux clients des zones géographiques attribuées aux entreprises conspiratrices.

Le respect des lois sur la concurrence/antitrust est une priorité clé et des violations de ces lois pourraient exposer Ambu à une responsabilité civile et pénale substantielle. Par conséquent, tout employé qui enfreint les lois sur la concurrence doit être licencié. En outre, tout employé qui sait ou devrait raisonnablement savoir qu’une violation des lois sur la concurrence a été ou sera commise, et qui omet de le signaler au responsable de la conformité s’expose à des mesures disciplinaires pouvant inclure le licenciement.

III N. COMMUNICATIONS ET ENREGISTREMENTS

Tous les employés doivent connaître la procédure de tenue des dossiers d’Ambu, s’y conformer et doivent signaler les événements extraordinaires à leur responsable. Par ailleurs, toutes les communications, la correspondance et les enregistrements d’Ambu et des employés doivent être exacts, complets et être réglés en temps opportun. Le contenu de toute communication écrite doit être lisible. Tout employé qui fait sciemment une communication, une correspondance ou un enregistrement falsifié ou trompeur fera l’objet de mesures disciplinaires, y compris un licenciement possible.

IV. Conséquences des violations

Toute violation du présent Code de conduite est passible de mesures disciplinaires pouvant entraîner des conséquences telles que : 
 
a. un avertissement ;

b. une réduction de salaire ;
 
c. une rétrogradation ;
 
d. une suspension avec ou sans solde ;
 
e. un renvoi.

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