Politique de Dénonciation Ambu

Partenaires commerciaux, fournisseurs et clients

 

Ambu demande à ses employés, ainsi qu’à ses représentants, de quelque manière que ce soit, de respecter à un niveau élevé l’éthique professionnelle et personnelle dans l’exercice de leurs fonctions et de leurs responsabilités. En tant qu’employés et représentants d’Ambu, nous devons faire preuve d’honnêteté et d’intégrité dans l’exercice de nos responsabilités et nous conformer à toutes les lois et réglementations en vigueur.

 

Cette politique de dénonciation a pour but d'encourager et de permettre à tous les clients, partenaires commerciaux ainsi que nos propres employés de soulever de sérieuses préoccupations afin qu'Ambu puisse traiter et corriger les comportements et actions inappropriés. Nous vous demandons par conséquent de nous aider à identifier les axes d’amélioration en signalant vos préoccupations concernant les violations du code de conduite, de la politique de lutte contre la corruption d’Ambu ou des violations présumées de la loi ou de la réglementation qui régissent les opérations d’Ambu.

 

Etendue

Cette politique est globale et s’applique à l’ensemble du groupe Ambu, défini comme Ambu A/S et sociétés associées, sociétés affiliées à Ambu A/S ou à toute autre entité contrôlée directement ou indirectement par Ambu A/S, ou sous contrôle commun ou sous la propriété avec une tierce personne, peu importe l'emplacement géographique. L'initiative est administrée par et pour le compte d’Ambu A/S en tant que responsable du traitement de données.

 

Que signaler

Nous vous encourageons vivement à prendre des mesures assez rapidement en cas de non-respect de toute politique ou procédure d’Ambu, telle que le code de conduite d’Ambu ou la politique de lutte contre la corruption ou toute autre loi ou réglementation applicable. Les exemples peuvent inclure :

  • Fraude financière, infraction pénale et autres types de pratiques financières inappropriées ou soulevant des questions sur les comptes d’Ambu, les rapports financiers, les contrôles internes ou les pratiques d’audit ;
  • Mauvaise conduite des pratiques commerciales et de notre code de conduite, ce qui pourrait constituer un conflit d'intérêts. Corruption, y compris les pots-de-vin ou les facilités de paiement, les dons non-éthiques, les cadeaux ou divertissements offerts à des partenaires commerciaux par des employés d'Ambu ;
  • Mauvaise gestion managériale comprenant des infractions graves liées à la sécurité du travail, des problèmes liés à la pollution de l'environnement, des problèmes graves concernant un employé, par exemple une discrimination, une violence ou une agression sexuelle ou une violation grave des politiques locales.

Il est dans l’intérêt d’Ambu que les violations aux Politiques et aux Règles soient signalées. Pour cette raison, Ambu ne tolérera pas de représailles à l'encontre de toute personne signalant une non-conformité aux Politiques et Règles, que leur réclamation soit ou non justifiée.

Coopération et investigation

La hotline de dénonciation est gérée par un comité d’audit externe, composé de trois membres du Conseil d’Administration d’Ambu.

Si vous souhaitez faire part de vos préoccupations par le biais de la hotline de dénonciation, vous pouvez contacter le Comité d'Audit en envoyant un courrier électronique à l'adresse suivante : w-hotline@ambu.com

Vous pouvez écrire dans votre langue si vous ne vous sentez pas à l'aise pour écrire en anglais.

Afin de permettre au Comité d’Audit d’enquêter sur la question, vous devez expliquer et décrire votre problème de manière suffisamment détaillée. Plus le Comité d’Audit recevra d’informations, plus il sera facile d’ouvrir une enquête.

Vous ne devez pas essayer de mener une enquête individuelle pour déterminer s'il y a eu violation, mais vous devez plutôt signaler les violations présumées au comité d'audit, comme décrit ci-dessus.

Veuillez noter que le rapport ne vous garantit pas l'anonymat. Toutefois, si vous choisissez de ne pas écrire votre nom ou vos coordonnées dans le rapport, les seules informations permettant d'identifier cette adresse sont votre adresse IP et votre compte de messagerie. Ambu n'essaiera pas de l'utiliser à des fins d'identification en contactant des parties externes à cet effet. Bien sûr, nous vous encourageons toujours à vous identifier en fournissant votre nom et vos coordonnées. Nous traiterons votre rapport de manière confidentielle et protégerons votre identité en interne. Ce n’est que si une enquête policière ou d’autres enquêtes externes sont nécessaires que nous pourrions être amenés à révéler votre nom pour qu’ils puissent évaluer toutes les informations du cas spécifique.

Dès réception de votre rapport, le Comité d'Audit va - si le président du Comité d'Audit estime que la pratique rapportée est répréhensible - désigner le groupe de travail de dénonciation interne à chaque problème signalé, si cela ne présente aucun risque de conflit d'intérêts. Si nécessaire, un enquêteur externe indépendant peut également enquêter sur un problème.

La documentation relative à votre rapport sera gardée confidentielle et en sécurité.

Si vous avez fourni vos informations personnelles de contact, vous recevrez un courrier électronique du Comité d'Audit, afin que vous sachiez qu'il a bien reçu votre rapport.

Il est important d'éviter que des personnes innocentes soient suspectées d'irrégularités pouvant constituer une violation de la loi ou même une mauvaise conduite. À cette fin, vous devez examiner très attentivement, avant de contacter le Comité d’Audit, si les pratiques que vous avez l'intention de signaler sont critiquables.

Existe-t-il des restrictions liées au pays ?

La législation de certains pays impose des restrictions spécifiques aux rapports, telles que ce qui peut être signalé, ou si un rapport peut être soumis de manière anonyme. Ces restrictions sont intégrées à notre ligne directe de dénonciation :

  • En Espagne, les préoccupations peuvent ne pas être signalés anonymement.
  • En France, certaines préoccupations, par exemple discrimination et harcèlement, peuvent ne pas être signalés.

Problèmes de données personnelles et informations

Ambu A/S (siège social), Baltorpbakken 13, DK-2750 Ballerup, Danemark, est le contrôleur de données de la hotline de dénonciation. Ambu traitera vos données personnelles conformément aux règles danoises de protection des données personnelles et au règlement général sur la protection des données (RGPD).

Les données personnelles traitées seront stockées aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

 

Le traitement des infractions pénales mentionnées ci-dessus est nécessaire aux fins de la poursuite d'un intérêt légitime qui l'emporte clairement sur les intérêts de la personne concernée, conformément à la loi danoise sur la protection des données et à la RGPD.

Si une demande d'accès est reçue, la personne sera informée i) du type de données en cours de traitement, ii) des finalités du traitement, iii) des catégories de destinataires des données, et iv) de toute information disponible concernant la source des données, mais, pas d’informations sur les personnes ayant fait un rapport de bonne foi.

En outre, la personne a le droit de s’opposer au traitement et de demander une limitation du traitement de leurs données à caractère personnel. De plus, la personne a également le droit de nous demander de rectifier ou d’effacer ses données personnelles, si nécessaire. Dans certaines circonstances, ils peuvent également demander que nous leur fournissions un aperçu de leurs données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, et nous demander de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.

Toutefois, le droit d'accès ne s'appliquera pas s'il est constaté que l'intérêt de la personne d'obtenir ces informations est dépassé par des considérations essentielles d'intérêt public ou privé. L’accusé n’a le droit que de recevoir des informations sur lui-même et non sur d’autres personnes. Ils ne sont pas autorisés à recevoir d'informations sur vous.

Si vos données à caractère personnel ou celles de l'accusé sont transférées à des responsables du traitement ou à des traitements de données situés dans des pays hors de l'UE/EEE, y compris des entités du groupe Ambu, n'assurant pas un niveau adéquat de protection des données, ce transfert sera sauvegardé par le clauses contractuelles de la Commission Européenne.

Si l'enquête a pour résultat qu'aucune preuve d'irrégularité n'a été trouvée, les données à caractère personnel seront supprimées rapidement et au plus tard dans les deux mois suivant l'achèvement de l'enquête.

Si des preuves suffisantes d’irrégularités ont été trouvées, des délais différents vont s’appliquer selon que la procédure est lancée ou que des mesures disciplinaires sont prises à l’encontre de l’accusé ou de celui qui porte l’accusation en cas d’accusation de mauvaise foi. Concrètement, lorsque le besoin de documentation sur le sujet n’est plus nécessaire, les données seront supprimées. Les données peuvent également être conservées si elles sont rendues anonymes.

Vous pouvez également nous contacter à propos de tout problème de données personnelles en envoyant un courrier électronique à l'adresse suivante : dataprotection@ambu.com et vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'Agence Danoise de Protection des Données (en danois «Datatilsynet»), Borgergade 28, 5, 1300 Copenhagen, dt@datatilsynet.dk.

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